Recruitment Automation (招聘自動化) 是甚麼?

作者: 阿石

 

參加講座請按此如何實行Recruitment Automation

 

我們公司人數不多，但同事近一年完全沒有 OT 過。我們十分主張效率優先，因為時間才是地上最寶貴的資源。但凡重覆的事，應盡量自動化，HR的招聘流程亦一樣，應盡量做到 Recruitment Automation 。要做到自動化，必需懂得善用工具。

 

我發現一些用於營銷上的自動化的工具，亦能用於招聘流程上。其實營銷跟招聘的方式很接近，只是目標對像不同。營銷部要找的是顧客；人力資源部要找的是人才。

 

Recruitment Automation 自動化軟件會很貴嗎？

 

我於2014開始接觸營銷自動化 (Marketing automation) 技術。在過去，這都是大公司的專利，費用高昂。單是設置費要十多萬港幣，然後還要繳付月費。 但近年發展越來越成熟，中小企都能使用。 例如我使用的營銷自動化軟件 ActiveCampaign ，每月美金 $10起。

 

每月只需數十元港幣，能替我節省大量時間。我認為十分划算。

 

在了解招聘如何自動化之前，先了解 ActiveCampaign 這軟件能做什麼基本功能。

 

ActiveCampaign 是個雲端軟件，即登入他們的網站就可以使用，不用安裝到電腦上。它定位是一個大量電郵發送工具。同時亦可以儲存聯絡人的姓名、電話、電郵等聯絡資料。

 

可能你會想：這些功能用 Excel 、Outlook 亦能做到，有什麼特別？ 當然不是這樣簡單！

 

它能透過標籤 (tag) 替聯絡人分類、並按分類發送不同的電郵、亦可以預先設定電郵發送流程等等。這樣說出來十分抽象，以下會分享兩個招聘自動化個應用例子。

 

建立整齊分類的人才資料庫 (Talent Pool)

 

每當有職缺，HR一般會刊登廣告招聘。但其實這職位過去已經有不少人申請過面試。主動以電郵聯絡他們有否興趣，能省下廣告費用。但前提是有儲存這些面試者聯絡資料的習慣。 要把聯絡資料人手逐個儲存下來， 並進行分類十分浪費時間。此時，就用得著自動化工具。

 

ActiveCampaign 提供一張表格(圖1)， 類似 Google Form。可讓面試者自行填寫資料， 並自動匯入到系統。(是的，不用人手逐個輸入) 你亦可設置標籤 (tag) 進行分類。例如他選擇的職位是設計師，可自動附加標籤：designer；如他選擇的職位是會計師，可自動附加標籤：account，如此類推。

 

(圖1)

 

然後，往後如公司需要招聘設計師，可於 ActiveCampaign 發送電郵，但只有 designer 標籤的聯絡人才會收到！節省時間，節省廣告費！

 

醒目的自動跟進電郵 (automated follow-up emails)

 

你可以在 ActiveCampaign 設定自動流程，並按不同情況而觸發。 例如你想在面試者提交表格申請後， 系統會自動觸發一個電郵。 內容是感謝他申請，並提醒他要留意電話的面試通知。 但很多時候面試者會忽略了查看電郵。 此時你可設置一個流程：等待一日後， 系統會檢查他有否開啟電郵。 如他未有開啟電郵， 可自動補送一個電郵作溫馨提示。 但如檢查到他已經開啟電郵，則不會發送。非常醒明。

 

當然這只是一個簡單的例子， 你可按自己需要設置不同、更複雜的自動化流程。

https://youtu.be/upVmMO32Ao4?t=853  (影片由筆者 – 《網路行銷玩家》阿石提供)

(在這影片中，我簡單示範了 ActiveCampaign 的操作。)

 

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