績效考核可以說是HR年度的重頭大戲之一，但是HR在處理績效考核的時候經常需要涉及許多數據整理，Excel計算，績效報告等手工環節，耗用大量時間。但現在我們HR可應用AI，更快捷地完成這樣工作。當然績效這樣敏感的員工數據，我們不適宜直接放上AI整理，但我們可以換個思路，讓AI生成處理數據的Python代碼，我們自行在線下處理，這樣既可以提升效率的同時，又不會有數據泄漏問題。

 

什麼是Python?

Python是近年最流行的編程語言之一，廣泛應用於網頁開發、數據科學、機器學習及自動化等多個領域。尤其在數據科學和AI領域，Python是其中一門最重要的編程語言。我們在使用AI生成圖表時，很多時候AI背後都是通過編寫Python代碼來實現。

 

HR學習應用AI的門檻會否很高？

 

可能不是理工科出身的HR一聽到編程、代碼，甚至Python這個專有名詞的間已經頭痛，更惶論鼓起勇氣把它學起來。但如現在AI已經能幫你寫出碩士水平的代碼，而HR需要掌握的只是提問技巧， 亦即所謂的Prompt Engineering(提示詞工程）。看似是很高深的詞，但背後的原理就跟你和同事合作搞個event差不多，重點是如何把你的指令清楚地表達給你所需要表達的對象，然後讓他按你的意思執行。這本質上並不是一種技術能力， 而是溝通能力，只是以前我們溝通的對象是上司，同事或下屬，而現在是AI。

 

全球第一的晶片公司英偉達執行長黃仁勳曾在一個博客節目中指出：「AI是史上最強的科技平權工具，現在人人都是軟件工程師。」Tesla創辦人馬斯克曾指出旗下的Grok模型的代碼水平已經超越碩士生，即是表示，非技術背景的人，在AI的幫助下起碼已經能寫出碩士水平的代碼。所以編寫電腦程式已經不是軟件工程師的專利。即使是HR亦可以掌握。

 

如何應用AI，30秒完成三天的工作量

 

以下是一個HR應用AI的例子: 這家公司需要每年進行4次季度績效評核，涉及8個部門，十數個子團隊。HR團隊在確認所有績效結果後需要整理一個績效報告予CEO審批生效。過去HR團隊在處理這份報告時，需要1名成員耗時至少三天來完成。因當中牽涉許多繁複的手工流程。例如：

 

1. 每個表格的格式在主管評分後都會稍有不同，需花時間格式統一。
2. 統一格式後，需要將所有評分表整合到一個匯總評分表內。
3. 然後跟據總評分表的數據，手動計算各部門評分的比例。計算完亦需要重新核對，以免錯誤。
4. 部門評分比例計算好後，便需要製作圖表，展示全公司的績效比例，
5. 最後，做要跟據結果編寫一份總結報告，講述績效情況。

 

但如何我們讓AI編寫一個自動生成績效報告的Python script，之後每次便只需要30秒就能完成原本需要3天完成的工作。

 

第一步：製作一個能自動統一各部門績效表格的程式

 

我們先清楚給出prompt予AI，告訴它你希望使用python作為編程語言及你的要求，例如:

 

1. 你現在手頭上有什麼文件需要AI處理
2. 描述清楚這些文件有什麼特別需要注意的地方 (哪些儲存格需要合併? 哪些儲存格應該放在一起等)
3. 告訴AI你希望達成的目標，例如生成一個名為`Q2Performance Results – All company.xlsx`的文件，將所有績效結果整理到這個文件裡

 

AI便會生成以下python codes。可能作為沒有太多編程基礎的HR，見到這段代碼時的第一個反應是恐懼，因為完全看不懂，亦不知從何入手。但實際上，你不需要看懂這段代碼。只需要很簡單的一項操作的： 把這段代碼完完本本地複製及貼上到Python的運行環境(例如Google Colab)。

 

 

完成運行程式碼後，打開後發覺幾百人的績效成績已經匯總好。

 

 

第二步：自動分析績效結果

 

下一步，我們希望將這個表格上的數據整理成一個按部門展示文件的表格。我們可以給予AI指令，說明清楚每一欄是希望生成怎樣的數據總結。我們亦可先在excel寫出你最終希望完成的表格格式，然後上傳到AI，要度它跟據此格式制作表格。同樣，生成代碼後，只需將它複製貼上Python的運行環境。然後會得出以下表格：

第三步：自動生成績效總結報告

 

接著，你希望跟據匯總結果生成一份能夠提交給管理層的總結報告。你可以給AI始下指令

 

1. 告訴AI你希望報告有多少部分，每個部份包括什麼內容，例如：

• Total employees participating in performance review:
• Employees excluded from performance review:
• Employees rated A this quarter: please show both number and percentage

 

2. 告訴AI每段文字背後的生成邏輯，例如: 如果Ratio A的分布超過15%的＋/-5%，請顯示”the outstanding staff ratio is out of the suggest ratio of the company, and the reasons are {please let me enter the reasons}.

 

3. 最後生成一份PDF

 

 

第四步：美化績效報告內容

 

打開文件會發現，雖然報告的雛型已經生成，但還需要修改一些細節，例如:

 

• 如果A的分布超過15%的＋/-5%，我們要手動加入原因，
• Performance Summary Table沒有完整顯示出來
• 某些編排上應該開新一頁展示會比較美觀

 

我們只需把問題和你希望的修改很清楚地表達給AI，將新代碼張貼並運行。再次檢查PDF，發現所有需要的元素已成功集齊。原本需要3天時間完成的報告，現在每次製作只需要30秒鐘時間。

 

總結

 

以往如果我們沒有先進的HR系統，我們就必須用人手花大量時間去製作這樣的報告。現今的AI已將一些以往不可能獨力完成的工作變得更簡單容易，在應用AI製作工具時，我們最重要是能夠清晰、仔細地表達我們的要求。由於篇幅有限，今次內容只能簡單說明大致步驟，沒法一一說明每一個prompt如何撰寫。但透過這篇文章，最大目的是希望能展示給大家看，現時的AI已能幫助我們HR自行製作一些提高效率的小工具，其實就像我們以往使用Excel寫formula一樣，只不過效果強大百倍。